先说明身份:我们是北京思文力得,公司在顺义,做中小企业 IT 运维外包 14 年。这篇是站在买方角度写的签约检查清单,不管最后签不签我们,都可以拿去逐条对照。
同样说”一年 5 万全包”,两家的合同可能差得很远。报价差好几倍,多半不是差在服务本身,而是差在合同里写了什么、没写什么。口头说的”都包””随叫随到”,出了事以合同为准。
签约前必须写清的 10 条
| 条款 | 要写到什么程度 | 没写清会怎样 |
|---|---|---|
| 1. 服务范围 | 列出”包含”和”不包含”两张清单,具体到设备类型和数量:几台服务器、几个站点、哪些系统 | 出了问题对方说”这个不在范围内”,单独报价 |
| 2. 响应时效 | 分级写数字:紧急故障远程多少分钟响应、上门几小时到场;普通问题多久处理完 | “及时响应”可以是十分钟,也可以是第二天 |
| 3. 报修和上门次数 | 是否限次数;超出怎么算钱;上门是否另收车马费 | 低价套餐常限上门次数,年底开始加钱 |
| 4. 设备归属 | 服务商提供的设备,合约期内坏了谁换;到期、提前终止时归谁、怎么算钱 | 换服务商时设备被收走,当天断网 |
| 5. 数据和配置归属 | 写明配置、密码、备份数据归客户;终止时导出交还,不保留服务商的管理账号 | 换服务商时拿不到防火墙密码,只能重做 |
| 6. 保密和权限 | 签保密协议;工程师账号按人开、按需授权;操作留记录可查 | 出了数据泄露说不清是谁、什么时候 |
| 7. 备份和恢复 | 备份什么、多久一次、存在哪、多久做一次恢复演练、演练有没有书面记录 | 备份一直在”做”,真要恢复时发现恢复不出来 |
| 8. 价格和调价 | 月费包含什么;哪些情况会加钱(加人、加站点、加设备);续约调价有没有上限 | 第二年续约价格涨一大截 |
| 9. 终止和交接 | 提前多久通知;交接清单(拓扑图、账号清单、设备清单、文档);过渡期多长 | 合同到期对方撤人,新服务商从零摸索 |
| 10. 服务记录 | 每月给不给报修记录和巡检报告;格式是什么 | 付了一年钱,说不清对方做了什么 |
三个最容易被写虚的词
- “及时响应”——改成”工作时间内远程 30 分钟内响应,市内上门 X 小时内到场”,写数字。
- “全面维护”——改成附件清单,列出每一类设备和系统。清单里没有的,就是不包。
- “按需上门”——问清楚”需”由谁判断。由服务商判断,那就是他觉得需要才来。
合同里每出现一个形容词,就问一句”这个能换成数字吗”。能换的,换;对方不愿意换的,心里要有数。
怎么验证”写得到”也”做得到”
- 先要一份合同样本。正规服务商都有标准合同,签约前拿来逐条看,比听销售讲有用。
- 先签短期。第一次合作签一年以内,或者约定前三个月为试运行期,不合适可以提前终止。
- 让对方先做一次盘点。上门把你现有的设备、线路、系统摸一遍,出一份清单。清单做得细不细,基本就是以后服务细不细。
- 问一个同规模的客户。请对方提供一家人数、行业相近的客户联系方式,问两句:报修多久有人管、换过几次工程师。
我们公开写明的几条
客户签约前问得最多的几件事,我们在官网上都公开写着,可以直接对照:
- 报修不限次数,远程优先、上门兜底。
- 防火墙、路由器、交换机、无线 AP 合约期内由我们提供并保修,到期怎么处理单独写过一篇。
- 签约前先免费上门盘点,出现状清单和报价,合适再签,不绑长约。
- 价格按公开档位报,各档位含什么、不含什么写在官网上。
其余条款的写法,盘点时可以逐条对照上面这张表来谈。
常见问题
Q:IT 外包合同一般签几年?
A:第一次合作建议一年以内。服务稳定后再签长期,长期合同可以谈更好的价格和调价上限。
Q:合同里要不要写违约责任?
A:要。至少写清楚响应时效没做到怎么办,比如按次扣减当月服务费。没有违约责任的时效承诺,约束力很弱。
Q:已经签了一份写得很虚的合同怎么办?
A:续约前按上面 10 条补一份补充协议。对方如果不愿意把口头承诺写下来,换服务商的时候就知道该问什么了。
签约前想先摸清现状?
思文力得做中小企业 IT 运维外包 14 年。可以先免费上门盘点一次,出设备和系统清单,电话 400-686-2011。
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